12-03-2007, Saat: 14:48
(Son Düzenleme: 24-12-2008, Saat: 22:57, Düzenleyen: arachnanthe.)
Çalışmalar bizim kuruluşumuzda başlasın diye düşünen insanların ilk yapacakları iş budur ve bence neyi , neden ve ne kadar ,nasıl ve ne şekilde istediklerini iyice ortaya koymalıdırlar .Araştırmalı ve iyice müzakere etmelidirler.Bunun sonucunda norm kadro çalışmalarının iş yerlerindeki tanımına ilişkin bir metin oluşturmalıdırlar.Bu metinde norm kadro çalışmalarının yapılma amacı , hangi ilave çalışmalarla destekleneceği , hangi düzeyde ele alınacağı –burada düzey derken organizasyon ele alınacak mı , alınacaksa hangi düzeyde ele alınacak , tüm iş grupları ele alınacak mı , yoksa bir kısmı mı ele alınacak – beklenen faydaların neler olduğu , uygulama yönteminin nasıl olacağı , çalışma sonuçlarının uygulama hedeflerinin ne olacağı veya hangi çalışmalarla bütünleştirilerek uygulanacağı konuları açık ve detaylı bir şekilde belirtilmelidir .
Oluşturulan metin işletme ve/veya kuruluş yöneticileri ile birlikte tekrar gözden geçirilerek karara bağlanmalıdır .Tanımlamaya gereken özeni göstermenin yararları şöyle sıralanabilir :
1. Çalışmanın diğer aşamalarına ilişkin kararların daha isabetli ve güvenli olmasını sağlar,
2. Kuruluş yöneticilerinin çalışmayı benimsemeleri ve desteklemeleri daha kolaylaşır ,
3. Çalışma masraflarının kabul ettirilmesi daha kolay olur,
4. Çalışmaya gelebilecek olumsuz eleştirir ve müdahalelerin en aza indirilmesini ve çalışmanın kuruluş bünyesinde daha kolay kabul edilmesini sağlar ,
5. Çalışmayı yürütenlerin daha sağlıklı bir ortam içinde çalışmalarına temel hazırlar,
6. Eğer ihale edilecekse , ihalenin kolay yapılmasını ve sözleşmenin maddelerinin tarafların daha sonra anlaşmazlıklara meydan verilmeyecek şekilde açık olmasını sağlar .
ÇALIŞMA GRUBUNUN OLUŞTURULMASI
Çalışma grubunun oluşturulması , çalışmanın önemli aşamalarından biridir . Çalışma grubu üç şekilde oluşturulabilir . Kuruluş dışından profosyonel bir grupla ; kuruluş dışından bir danışmanla birlikte kuruluş içinden oluşturulan bir grupla .
a) İşletme Dışından Profosyonel Bir Grupla
Norm kadro çalışmaları yapan kişi ve/veya kuruluşlar tespit edilmeli ve referansları gözden geçirilmelidir .Profosyonel grupla çalışmanın yarar ve sakıncaları şunlardır :
1. Çalışma çok kısa bir sürede sonuçlandırlır ,
2. Çalışmanın tarafsızlığına güven artar ,
3. Çalışmanın , işletmenin tüm personeli tarafından anlaşılmaması sorunu olabilir
4. Kuruluşa daha pahalıya mal olabilir,
5. Yenileme çalışmaları ek masraflar çıkarabilir.
b) Kuruluş Dışından Bir Danışmanla Birlikte İşletme İçinden Oluşturulan Bir Grupla
Norm kadro çalışmaları yapan kişi ve/veya kuruluşlar tespit edilir.Bu kişilerin yaptıkları çalışmalarla ilgili detaylı bir araştırma yapılır.Çalışma yaptıkları kişi ve kuruluşlarla görüşülerek çalışma tarzı , çalışma disiplini konularında bilgi alınır.Böylece bir sıralama yapılarak birinciden itibaren yüz yüze görüşmeler yapılır ; en uygun olanla sözleşme yapılır.
Kuruluş içinden seçilecek grupta yer alacakların çalışkan , güvenilir ve tecrübeli kişiler olmaları yararlıdır .Grup içinde grubu iyi tanıyan , kuruluşun çeşitli yer ve kademelerinde görev yapmış tecrübeli birinin bulunması , çalışmaları hızlandırabilir .
Grup içinde , ya norm kadro çalışmalarından etkilenebilecek tarafların , ya da norm kadro çalışmalarından etkilenmesi söz konusu olmayacakların belli ağırlıklarla yer alması yararlıdır.Grupta yer alması gereken en önemli kişi ; kuruluşta uzun yıllar hizmet vermiş , tarafsızlığı , dürüstlüğü ve saygınlığı kuruluşun bir çok elemanınca tasvip gören bir üye olmalıdır.Grubun büyüklüğü , kuruluşun büyüklüğüyle yakından ilgili olmakla birlikte 5 ile 10 kişi arasında değişebilir.
c)Tamamıyla Kuruluş İçinden Oluşan Bir Grupla :
Kuruluşta norm kadro çalışmalarına daha önce katılan veya bu konuda eğitim alan kişilerin bulunması durumunda , yapılacak çalışmalar bir önceki maddedeki gibi olacaktır.
ÇALIŞMA PLANININ YAPILMASI
Gerek profosyonel grup , gerekse kuruluş personelinden oluşturulan grup , norm kadro çalışmalarının ( tanımlamayı da göz önüne alarak ) bir çalışma planını hazırlarlar ve onaylarlar.Hazırlanan uygulama planının bir nüshasını kuruluş yönetimine , bir nüshasını norm kadro çalışmalarını koordine eden birime gönderirler.Bir nüshasını da çalışma odasına asarlar .Çalışma planında norm kadro çalışmaları süresince yapılacak ana ve detay işler ile bu işlerin yapılma süre ve tarihleri yer alır .
EĞİTİM ÇALIŞMALARI
Eğitim çalışmalarının amaçları şöyle sıralanabilir :
1.Çalışma grubunun norm kadro çalışmaları ile ilgili bilgi düzeyini yükseltmek ,
2. Çalışma grubunun norm kadro çalışmalrını yaparken ortak dil kullanmasını ve ortak kavramlarla düşünmesini sağlamak ,
3. Kuruluş yetkilerinin bilgi ve güven düzeyini yükseltmek , çalışmanın önemini kavratmak ,
4. Kuruluş personelinin ilgi düzeyini yükseltmek , çalışmalara güveni arttırmak .
Eğitim çalışmalrı , sıralanan temel amaçlara göre üç şekilde yürütülebilir :
a)Grubun Eğitimi :
Grup; norm kadro çalışmalarının yapılma tekniğinin , bilgi alma , bilgi derleme konularında danışman veya konuyu bilenler tarafından grup içi eğitime alınır .Grup bu eğitim sonunda çalışma planında yer alan işlemlerin neler olduğunu ve ne şekilde yürütüleceğini öğrenmiş olacaktır .
b)Kuruluş Yöneticilerinin Eğitimi :
Kuruluş yöneticileri ; norm kadro çalışmalarının amaçları, kuruluşa kazandıracakları yararlar , norm kadro çalışmalarının genel bir tanıtımı , yöneticilerle olası ilişkiler , işlenebilecek bilgiler , yöneticilerle yapılacak olası çalışmalar konularında grup tarafından sözlü olarak eğitilirler.
c)Kuruluş Personelinin Eğitimi :
Kuruluş personeli , norm kadro çalışmalarının amacı , kuruluşa sağlayacağı yararlar , olası ilişkiler , bilgilerin gizli tutulması konularında grup tarafından yazılı , gerekirse sözlü olarak eğitilirler .
GRUP PRENSİPLERİNİN TESPİTİ VE KABULÜ
Çalışma grubu , norm kadro çalışmaları süresince üyelerin uyması gereken kuralları tespit eder. Çalışma grubunun böylesine kurallar tespit etmesi ve bunlara uyması , çalışmaların ve grup üyelerinin başarısı bakımından önemlidir .
Birkaç önemli kural ve uyulmaması durumunda ortaya çıkabilecek olumsuzluklar :
• Çalışmaların gizliliği :Bu kurala uyulmaz ve yapılan çalışmalar üyeler tarafından her yerde özellikle kuruluşta uluorta anlatılırsa bilgi kaynaklarının güveni azalır , çalışmalar aleyhine faaliyetlere zemin hazırlanabilir .
• Açıklama yapma kısıtlaması : Bu kurala uyulmaz ve üyeler grup adına keyfi açıklamalarda bulunursa grubun saygınlığı azalır .
• Grup kararlarına teslimiyet : Bu kurala uyulmaz ve üyeler muhalif kararlarına rağmen alınan grup kararlarını içlerine sindiremezlerse , grup çalışma ortamı bozulur, muhalif üye de kuruluş içinde çalışmalara ve çalışma grubuna karşı eğilimlerin gelişmesine neden olabilir.
• Grup toplantılarına mutlak iştirak : Bu kurala uyulmaz ve çeşitli nedenlerle üyeler grup toplantılarının bazılarına katılmazlarsa o toplantıda yapılan çalışmalardan veya alınan kararlardan haberdar olamazlar.Bir sonraki toplantıda önemli zaman kayıplarına neden olabilirler .
Grup prensipleri aşağıdaki gibi sıralanabilir :
1. Grup çalışmalrı gizli tutulacaktır ,
2. Grupça yapılacak açıklamalarda açıklama metni, açıklama şekli ve açıklayacak üyeler, grupça önceden belirlenecektir ,
3. Grupta kararlar demokratik olarak alınacak ve her üye bu kararlara itaat edecektir.Bu kararlar yazılı hale getirilecektir .
4. Her üye grup toplantılarına mutlaka iştirak edecektir,
5. Her üye aldığı görevi süresinde bitirmek zorundadır,
6. Kuruluş yöneticileri ve personeli ile yapılacak görüşmelerin kapsamı , şekli , tarihi ve görüşme yapacak üyeler önceden belirlenecektir .
7. Üyelerin yıllık izin kullanma tarihleri ve bu tarihlerde yapılacak değişiklikler gruba bildirilecektir.
8. Üyeler çalışma süresince kişisel sürtüşmelerini unutacaklardır,
9. Üyelerce grup toplantısı talepleri en az üç gün önceden yapılacaktır,
10. Grup kararlarında hiçbir üye çekimser kalmayacak , lehte veya aleyhte karar verecektir,
11. Grupça çağrılarak ve/veya grubun ziyaret ettiği yetkili ve/veya personel ile görüşmelerde yukarıda tespit edilen prensiplere uyulacaktır.
ÖRGÜT ANALİZİ
Örgüt analizi çalışmaları , kuruluşun yasal durumu ile kuruluş ve çalışma amaçlarının ve geçmişte yaptığı işlemlerin olabildiğince sayısal olarak ortaya konulmasına yönelik çalışmalardır.Bu çalışmalarda mevcut kuruluş birimleri ile kadro unvan ve sayıları ortaya konur.Yasal durum analaizinde kuruluşun etkilendiği yasalar , yönetmelikler ile kuruluş içi yönetmelikler , yönergeler , karar ve emirler temin edilir .
Yasal durumun kuruluşun işleyişini ne ölçüde etkilediği, kuruluşun yasal duruma ne ölçüde uyabildiği , kuruluş birimleri ne kadro ünvanları da gözönüne alınarak olabildiğince ayısal olarak değerlendirilir .
REORGANİZASYON ÇALIŞMALARI
Tanımlamada kuruluşça reorganizasyon çalışmaları yapılmasına karar verilmişse, çalışma grubunun bu çalışmaları başlı başına bir program halinde ele alması gerekmektedir.
a) Reorganizasyon Kurulu’nun toplantı günü ve üyelerinin belirlenmesi:
Kuruluş yöneticileri ile görüşmeler yapılarak reorganizasyon çalışmalarına katılacak merkez ve taşra üst yöneticileri tespit edilir. Tespit edilen yöneticilere, yapılacak çalışmalarla ilgili katılımcı olduklarını, ilk toplantı gününü ve yerini de bildiren yazılı tebligatlar yapılır.
b) İlk toplantı ve gündeminin tespit edilmesi:
İlk toplantıda kuruluşun gelecekteki ne kadar bir zaman dilimi için (5 yıl, 10 yıl, 15 yıl 20 yıl vb.) reorganize edileceği, mevcut organizasyonun ihtiyaçlara ne ölçüde cevap verip vermediği, yasal durum analizi, kuruluş ve çalışma da gözönüne alınarak gelecek sayısal hedefler tespit edilir. İlgililere görevler verilir.
Üretim artış hedefleri miktar, kalite ve değer olarak belirlenir. İkinci toplantının gün ve gündemi saptanır.
c) Çalışma grubunun araştırmaları, sonuçlara ve hedeflere uygun organizasyon modelini oluşturması:
Çalışma grubu ilk toplantıda aldığı bilgilere göre reorganizasyon katılımcılarından gelen bilgileri de değerlendirir. Bu aşamada, kuruluşa benzer diğer kuruluşların organizasyonları incelenir. Kuruluşun temel ve destek hizmetleri iki temel gruba ayrılır. Grup üyeleri bu iki grubun mevcut ve hedeflenen iş yüklerini olabildiğince sayısal olarak ortaya koyarlar (grup toplantılarında). İki temel grubun kaç alt gruba ayrılacağı, ayırmada kısıtların neler olacağı (miktar + kalite + maliyet), ve ayırma tekniği belirlenir. Ayırma işlemi, merkez ve taşra için mevcut organizasyon yapısı da gözönüne alınarak yapılır. Oluşturulan ilk modellerin görüşülmesi için reorganizasyon ikinci toplantısı gün ve gündemi tespit edilir. Taslak organizasyon ile birlikte katılımcılara tebligat yapılır.
d) İkinci toplantı görüşmeleri:
Hazırlanan taslak temel birimleri görüşmelere açılır. Merkez ve taşra teşkilatlarının temel birimleri kesinleştirilir. Alt birimlerin neler olduğuna ara birimlerin (yardımcılıklar gibi) hangi birimlerde olacağına karar verilir.
e) Çalışma grubunun merkez ve taşra organizasyon kitaplarını hazırlaması:
Çalışma grubu, reorganizasyon kurulunun kararları doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarının organizasyon kitaplarını hazırlar. Organizasyon kitaplarında aşagıdaki bölümler yer alır:
1. Reorganizasyon çalışmalarının amaç ve yöntemi,
2. Kuruluş kanunu, kuruluş amaç ve hedefleri,
3. Merkez organizasyonu şeması,
4. Merkez yönetimi ve birimlerinin:
- Adı
- Görevleri
- Yetkileri
- Sorumlulukları
5. Taşra organizasyon şemaları,
6. Taşra yönetimi ve bağlı birimlerinin:
- Adı
- Görevleri
- Yetkileri
- Sorumlulukları
7. Uygulanma kararının onaylı örneği ( Organizasyon kitapları hazırlandıktan sonra son toplantı için reorganizasyon kuruluna gündem ve tebligat yapılır),
f) Son toplantı:
Reorganizasyon kurulu son toplantısında hazırlanan organizasyon kitaplarını inceler, son değişiklikleri yapar, kabul kararını verir,
g) Çalışma grubunun organizasyon çalışmalarını neticelendirmesi:
Son reorganizasyon kurulu toplantısında alınan kararlara göre organizasyon kitaplarına son şekil verilerek yönetimin onayına sunulur.
KADRO ÇALIŞMALARI
Kadroların nitelik ve nicelik bakımından standart hale getirilmesi çalışmalarına “kadro çalışmaları” denir. Kadro çalışmaları aşağıdaki aşamalardan meydana gelir.
A.KADRO KİTABI ÇALIŞMALARI
1. Kadro analizi çalışmaları:
a) Mevcut kadro unvan ve sayılarının tespiti: Kuruluşun merkez ve taşra teşkilatında kullanılan kadro unvan ve kadro sayıları kayıtlardan çıkarılır. Kadro unvan ve sayılarını gösteren cetveller hazırlanır.
b) İş analizi çalışmaları: Merkez ve taşrada tespit edilen kadro ünvanları arasında uygun bir örnekleme tekniği kullanılarak analiz yapılacak kadro sayısı tespit edilir. Her ünvanla analiz yapılmalıdır. Analiz yöntemi olarak kuruluşta önceden hazırlanan kadro şemeları, anket, mülakat, gözlem tekniklei kullanılmaktadır.
Hazırlanan anket formu, aşağıda sıralanan sorulardan kurulabilir:
- İşin adı (ünvanı)
- Kuruluşun adı (merkez, taşra)
- Bağlı olduğu birimlerin adı
- İşin süresi (gün-ay-yıl)
- Kullanılan makine-donatım, araç-gereç
- Eğitim-öğretim düzeyi
- İş akış diagramı
- Yapılan işler (detaylı ve olabildiğince gruplandırılarak)
- Yetkileri
- Sorumlulukları
- Özel nitelikleri
- Çevre koşulları
- Birinci kontrol (adı-soyadı, ünvanı, onayı)
- İkinci kontrol (adı-soyadı, ünvanı, onayı)
- Anket tarihi
- Anket yapan (adı-soyadı, onayı)
Anketler, gözlem mülakat ve yönetici görüşleri alınarak kadro şemaları oluşturulur. Kadro şemelarında aşağıdaki bölümler bulunmaktadır:
- Kadronun ünvanı
- Kadronun ödevleri
- Kadronun yetkileri
- Kadronun sorumlulukları
- Kadronun genel nitelikleri
- Kadronun özel nitelikleri
2. Kadro Kitabı Hazırlığı:
a) Merkez ve taşrada yapılan çalışmalar çalışma grubu tarafından birleştirilerek kuruluşun hali hazır kadro kitabı hazırlanmış olur. Çalışma grubu üst yöneticilerinde görüşünü alarak reorganizasyon kurulunu aynen veya değişiklikler yaparak bir kez daha toplantıya davet eder.
Kurul toplantısına gitmeden önce çalışma grubu kadro şemalarını çalışma başlangıcında yapılan analiz çalışmalarını ve yeni organizasyon yapısını gözden geçirerek ünvanlarda yapılabilecek değişikliklerle (birleştirme, ayırma, ad değiştirme gibi) ilgili önerilerini hazırlar.
b) İlk kurul toplantısı, toplanan kurul çalışma grubunun getirdiği değişiklik tekliflerini görüşür. Yeni organizasyon şekline uygun kadro değişikliklerini karara bağlar.
c) Kurul kararlarına göre çalışma grubu yeni kadro şemalarını ve kuruluşun tümü için kadro kitabını hazırlar. Kurulu tekrar toplantıya davet eder.
d) İkinci kurul toplantısı; toplanan kuruk yeni kadro kitabında gerekli düzeltmeleri de yaparak karara bağlar.
3. Çalışma grubunun kadro kitabı çalışmalarını neticelendirmesi:
İkinci kurul toplantısında alınan kararlara göre kadro kitabına son şekil verilerek yönetimin onayına sunulur.
B. KADRO CETVELLERİ ÇALIŞMALARI
1.Kadro cetvellerinin hazırlanması :
Kuruluşun merkez ve taşra teşkilatlarının halihazır kadro , unvan ve kadro sayıları örneği verilen cetvellere dökülür .Değişen birim ve birim yönetici kadro ünvanları da aynı cetvele işlenir. Ünvanı değişen veya kaldırılan birim ve kadroların gereken sayıları (0) olarak gösterilir. Yeni konan birimlerin ve birim yöneticilerinin gereken kadro sayıları (1) olarak gösterilir. Yeni konan kadrolar ile incelenecek eski kadroların sayıları boş bırakılır ve incelemeler sonunda doldurulur.
Mevcut birimlerde veya yeni kurulan birimlerde yer alacak yeni kadro teklifleri ve değişiklikleri de hazırlanan kadro cetvellerine yazılır. Kadro kurulu son kez toplantıya çağrılır.
2.Son kurul toplantısı :
Norm kadro çalışmaları ile ilgili olarak son kez toplanan kurul merkez ve taşra teşkilatlarının kadro cetvellerini inceler , birimlerde yer alacak kadro ünvanlarını tespit eder , kararlaştırır.
3.Kadro incelemelerinin programlanması :
Kurul kararlarına göre merkez ve taşra teşkilatında incelemeye alınacak unvan sayıları tespit edilir. Kadro incelemeleri ile ilgili teknik ve metodolojik görüşmeler yapılır , karara bağlanır. İş bölümü yapılır.
4.İş başarılarının ve kadro sayılarının tespit edilmesi :
Çalışma grubu üyeleri daha önce yapılmış çalışmalardan , gözlem ve mülakat tekniklerinden de yararlanarak gerekirse yeni elemanlara görev vererek iş etüdleri yoluyla her kadro ödevlerinin iş başarı oranlarını tespit eder.
Tespit edilen oranlar grup toplantılarında görüşülerek gerekiyorsa düzeltme faktörleri (parametreleri) de tespit edilir. Sonuçların analizi ile kuruluş ve çalışma amaçlarının analizi , çalışmaları birleştirilerek ilk reorganizasyon kurulu toplantısında alınan kararlar tekrar incelenir. Merkez ve taşra teşkilatları sayısal hedefleri belirlenir. Bu hedeflerden kadro ödevlerine isabet eden iş yükleri bulunur. Her kadro veya kadro grupları için günlük , aylık veya yıllık net çalışma süreleri tespit edilir. Bu sürelerin tespitinde ; özlük kayıtların belli bir dönem için incelenmesiyle ,hastalık , mazeret izni , yıllık izin , devamsızlık gibi konuların ve mülakatlarla iş başında net çalışılan sürenin göz önüne alınması önemlidir.
Böylece her kadro için her birimde gereken çalıma saatleri toplamı kadronun aynı dönem için (gün ,ay ,yıl vb.) net çalışma süresine bölünerek gereken kadro sayıları tespit edilir. Bulunan kadro sayıları hazırlanan kadro cetvellerindeki boş yerlere yazılır. Fark sütununa bu sayılar kaldırılan kadrolar için (-) , ilave edilecek kadrolar için (+) ile birlikte yazılır. Açıklamalar sütununa kadro sayılarının tespitinde yapılan çalışmalara atıflar , yapılan değişikler yazılır. Atıflar belli bir dosya ve kodlama düzeni içnde yapılabilir. Böylece bitirilen kadro cetvelleri ve ilave raporları yönetimin onayına sunulur.
UYGULAMA ÇALIŞMALARI
Yönetim tarafından kabul edilen organizasyon ve kadro çalışmalarına göre yönetmeliklerde gerekli değişiklerin yapılması ve/veya yeni yönetmeliklerin yazılması uygulamaya geçişin önemli bir adımıdır.
Uygulamada ortaya çıkabilecek aksaklıkların hemen revize edilerek giderilmesi gerekmektedir. Kuruluşun politikalarında oluşacak değişmelere göre yenilemelerin çalışmalara katılan kişilerce yapılması gerekir.